La Ley Nº 20.886 establece la tramitación digital de los procedimientos judiciales, terminando con la materialidad de los procesos, modificando el Código Orgánico de Tribunales y el Código de Procedimiento Civil. Es una nueva manera de tramitar las causas en todos los tribunales que forman parte del Poder Judicial, terminando con la materialidad del proceso al requerir que el ingreso de las demandas y de todos los escritos se realice de forma electrónica, así como también las resoluciones y actuaciones del tribunal, las que además contarán con firma electrónica avanzada.

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18 de diciembre de 2015.

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La entrada en vigencia de la Ley es diferida y se divide en dos etapas:
  • 18 de junio de 2016 en las jurisdicciones de las Cortes de Apelaciones de Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, La Serena, Rancagua, Talca, Chillán, Temuco, Valdivia, Puerto Montt, Coyhaique y Punta Arenas.
  • 18 de diciembre de 2016 en las jurisdicciones de las Cortes de Apelaciones de Valparaíso, Santiago, San Miguel y Concepción.

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De acuerdo al artículo 1º de la Ley 20.886, se aplicará a todas las causas que conozcan los tribunales indicados en los incisos segundo y tercero del artículo 5º del Código Orgánico de Tribunales, con excepción de las causas que conozcan los tribunales militares en tiempo de paz. Es decir, Corte Suprema, Cortes de Apelaciones, los Presidentes y Ministros de Corte, Juzgados de Letras, Juzgados de Garantía, Tribunales de Juicio Oral en lo Penal, Juzgados de Familia, Juzgados de Letras del Trabajo y Juzgados de Cobranza Previsional. Entre los Juzgados de Letras, se entienden incorporados los Juzgados Civiles.

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Las disposiciones de esta ley sólo se aplicarán a las causas iniciadas con posterioridad a su entrada en vigencia. Las causas se entenderán iniciadas desde la fecha de presentación de la demanda o medida prejudicial, según corresponda.

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La administración de justicia no puede estar exenta de los avances tecnológicos, y aun cuando el Poder Judicial ha implementado múltiples mejoras orientadas a la tramitación electrónica en los últimos 15 años, era necesario un marco normativo que entregue mayor certeza y regulación, especialmente en aquellas materias e instancias en que el papel seguía siendo el medio válido para registrar los procesos judiciales.

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  • Principio de equivalencia funcional del soporte electrónico: Los actos jurisdiccionales y procesales firmados electrónicamente serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte papel.
 
  • Principio de fidelidad: Las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegra y sucesivamente en la carpeta electrónica, garantizando su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido. La carpeta electrónica es equivalente al expediente papel.
 
  • Principio de publicidad: Los actos de los tribunales son públicos, garantizando los sistemas informáticos de registro de procedimientos judiciales, el pleno acceso de todas las personas a la carpeta electrónica en condiciones de igualdad.
 
  • Se exceptúan las presentaciones relativas a medidas cautelares, incluso aquellas de  carácter prejudicial, y aquellas materias en que se requiera de reserva, siendo éstas accesibles únicamente al solicitante, mientras no se haya notificado la resolución recaída en ellas.
 
  • Se prohíbe el tratamiento masivo de datos personales contenidos en el sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial, sin autorización previa. Sanción conforme Ley N°19.628.
 
  • Principio de buena fe: Las partes, sus apoderados y todos quienes intervengan en el proceso conforme al sistema informático de tramitación deberán actuar de buena fe.
 
  • El Juez de oficio o a petición de parte deberá prevenir, corregir y sancionar, según corresponda, toda acción u omisión que importe un fraude o abuso procesal, contravención de actos propios o cualquier conducta ilícita, dilatoria o de cualquier otro modo contraria a la buena fe.
 
  • Principio de actualización de los sistemas informáticos: Los sistemas informáticos deberán ser actualizados a través de la Corporación Administrativa del Poder Judicial con el objeto de permitir su correcto funcionamiento, la más fluida y expedita interconexión e interoperabilidad entre sí y con otras instituciones públicas.
 
  • Principio de cooperación: Los auxiliares de la administración de justicia, las instituciones públicas y el Poder Judicial deberán cooperar entre sí en la utilización de medios electrónicos con el objeto de garantizar la interconexión e interoperabilidad de los sistemas informáticos, y en particular, el reconocimiento mutuo de los documentos electrónicos, de los medios de identificación y autentificación respectivos.

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  • Mejora y facilita el acceso a la justicia.
  • Contribuye a la preservación del Medio Ambiente, con un importante ahorro en el uso de papel y tinta.
  • Disminuye los costos de la litigación para todos los involucrados.
  • Permite ahorrar tiempo al no tener que trasladarse al tribunal para cada trámite.
  • Aumentan los estándares de seguridad, transparencia y disponibilidad de las causas. La carpeta electrónica se puede ver desde cualquier parte y en todo momento, sin el riesgo que se pierda o se dañe.

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El impacto interno de la Ley se encuentra vinculado al uso de la firma electrónica avanzada en todos los trámites y actuaciones realizados por jueces, secretarios, jefes de unidad y auxiliares de la administración de justicia. La tramitación electrónica implicará un cambio sustancial en el funcionamiento actual de los tribunales con competencia civil, desapareciendo la materialidad del expediente y tramitando las causas digitalmente. De este modo, se espera que la nueva Ley contribuya a:
  • Flujos de trabajo más expeditos.
  • Conocimiento y control de inventarios.
  • Mayor disponibilidad del expediente.
  • Mejorar la interconexión entre tribunales e instituciones.
  • Optimizar los procesos internos.

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La utilización de las herramientas tecnológicas será obligatoria para los usuarios del Poder Judicial, estableciéndose que todas las presentaciones de las partes deberán ser realizadas mediante la Oficina Judicial Virtual que se encuentra en el portal de Internet del Poder Judicial, salvo excepciones expresamente reguladas. Los expedientes materiales desaparecerán en las causas tramitadas en virtud de la nueva normativa y la carpeta digital estará disponible en el portal de internet del Poder Judicial.

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Se están realizando seminarios de difusión de la nueva norma y su impacto en todas las jurisdicciones del país. Adicionalmente, serán realizadas jornadas de capacitación en diversas ciudades, las que principalmente tendrán como objetivo abordar el proceso de cambio interno que trae aparejado la nueva Ley. Todo lo anterior, complementado con el sitio web www.tramitacionelectronica.cl

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La Oficina Judicial Virtual es el mecanismo de acceso para tramitar electrónicamente en los sistemas informáticos del Poder Judicial. Esta compuesta por un conjunto de servicios que se entregarán a los usuarios y se puede acceder a ella desde el portal de internet del Poder Judicial, www.pjud.cl.

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Para acceder a la Oficina Judicial Virtual, debes entrar al portal institucional del Poder Judicial www.pjud.cl, luego seleccionar “Oficina Judicial Virtual”, y finalmente acceder utilizando tu RUT y Clave Única del Estado.

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Efectivamente, a través de la Oficina Judicial Virtual se pueden hacer presentaciones con independencia de la competencia del tribunal, utilizando la misma clave. Los datos de acceso que se ocupaban antes de la implementación de la ley, quedarán deshabilitados.

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No será posible enviar correos electrónicos con presentaciones al tribunal, ya que los ingresos se realizarán mediante la Oficina Judicial Virtual, a la cual se accede mediante la Clave Única otorgada por el Registro Civil.

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Las presentaciones materiales en el tribunal actualmente quedan reducidas a casos excepcionales, ya que la vía de presentación es mediante la Oficina Judicial Virtual, por ello, el Tribunal en cumplimiento de la Ley podría no recibirla si no se ajusta a los casos permitidos.

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Los usuarios no abogados podrán realizar directamente sus presentación a través de la Oficina Judicial Virtual, debiendo contar solo con su Clave Única del Estado obtenida en el Registro Civil. En aquellos casos en que se quiera solicitar la autorización para tramitar en papel o esta se ya se encuentre acogida para la causa en particular, la entrega se puede hacer en papel presencialmente en el Tribunal.

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La Clave Única busca proveer a los ciudadanos de una identidad electrónica para la realización de trámites en línea del Estado, eliminando así la necesidad de realizar múltiples registros para cada servicio. En el caso del Poder Judicial, esta clave servirá para ingresar a la Oficina Judicial Virtual y además podrá ser utilizada como firma electrónica simple al momento de enviar presentaciones desde dicha Oficina. Todas las personas usuarias del Registro Civil mayores de 14 años pueden obtener esta clave, mediante los siguientes tres simples pasos:
  1. Dirigirse al Registro Civil o a algún punto habilitado con su cédula de identidad, donde se le hará entrega de un comprobante correspondiente al “Código de Activación de Cuenta en Oficina Internet”.
  2. Posteriormente, ingresar al link que fue enviado a su correo electrónico donde se le solicitará digitar el número de su cédula de identidad y el “Código de Activación” disponible en el comprobante. De manera alternativa, puede ingresar directamente a www.registrocivil.cl y pinchar el link “Activar clave única”, en el menú del costado izquierdo.
  • Finalmente, se abrirá una ventana en la cual aparecerán sus datos: run, nombre completo y correo electrónico. En ésta, el sistema le solicitará ingresar una contraseña, que debe contener al menos 6 caracteres.

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A partir del 18 de junio los tribunales no seguirán generando claves de acceso para sus respectivos sistemas, debiendo operar exclusivamente con Clave Única del Estado.

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Si olvidas la Clave Única, debes seguir las instrucciones en el vínculo administrado por el Registro Civil de “olvido de contraseña”. Tras 5 errores en el ingreso de contraseña, el sistema bloquea la cuenta y se debe acudir al Servicio de Registro Civil e Identificación para desbloquear la cuenta y obtener una nueva clave de acceso.

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El ingreso de las demandas y de todos los escritos se hará por vía electrónica a través del sistema de tramitación del Poder Judicial, para cuyos efectos los abogados o habilitados en derecho se registrarán en los términos establecidos en el Acta 37-2016 de la Corte Suprema. En cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 1° del artículo 5º de la Ley Nº 20.886 y el Acta señalada anteriormente, para hacer uso de los servicios de la Oficina Judicial Virtual, entre los que se encuentran la presentación de demandas, escritos y documentos, los usuarios deberán utilizar la Clave Única del Estado, proporcionada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Las presentaciones efectuadas a través de la Oficina se entenderán suscritas por el usuario que las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose la Clave Única del Estado como firma electrónica simple. En caso que el documento tenga firma electrónica avanzada, la Clave Única no la reemplazará, siendo válida aquella como firma del documento.

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Se debe distinguir si tales documentos están firmados o no con firma electrónica avanzada.
  • Si están firmados con firma electrónica avanzada, se debe acompañar por la Oficina Judicial Virtual.
  • Si no están suscritos con firma electrónica avanzada, la Ley ordena que el instrumento original se presente al tribunal, ingresando además, una copia digitalizada del documento a través de la Oficina Judicial Virtual. Si no se presenta el título ejecutivo original, el tribunal tendrá por no iniciada la ejecución.

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Existe un apercibimiento legal que señala que si no se presentaren las copias digitales de los documentos o títulos ejecutivos, o si existiere una disconformidad substancial entre aquellas y el documento o título ejecutivo original, el tribunal ordenará, de oficio o a petición de parte, que se acompañen las copias digitales correspondientes dentro de tercero día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el documento o título ejecutivo respectivo. El apercibimiento de acompañar la copia digital no procede cuando se haya autorizado a una persona para presentar escritos materialmente por carecer de los medios tecnológicos. En este caso, los documentos y títulos ejecutivos presentados en formato que no sea electrónico serán digitalizados e ingresados inmediatamente por el tribunal a la carpeta electrónica, cuando corresponda.

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Sí. Para hacer una presentación no se requiere figurar como litigante en una causa. De este modo, se pueden ingresar las primeras presentaciones al sistema, como por ejemplo, la demanda. Esto permite que el agente oficioso también pueda cumplir su labor.

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En casos excepcionales, cuando las circunstancias así lo requieran o se trate de una persona autorizada por el tribunal por carecer de los medios tecnológicos necesarios, los escritos podrán presentarse al tribunal materialmente y en soporte papel por conducto del ministro de fe respectivo o del buzón especialmente habilitado al efecto.

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Se mantiene la posibilidad de realizar ingresos verbales en los casos expresamente establecidos en la ley, por ejemplo presentación de demandas civiles de mínima cuantía, violencias intrafamiliar, vulneración de derechos de niños, niñas y adolescentes, etc.

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A través de la Oficina Judicial Virtual, y en caso de no encontrarse ésta disponible, por buzón o en el domicilio del ministro de fe que corresponda.

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Los requisitos técnicos, serán definidos por la Corporación Administrativa del Poder Judicial y estarán publicados en el sitio web del Poder Judicial www.pjud.cl

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En aquellos casos en que la carga de un documento por la Oficina Judicial Virtual no se pueda realizar por su formato o tamaño, se podrá llevar al tribunal en un dispositivo de almacenamiento digital para que sea custodiado.

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A partir del 18 de junio, la distribución  de las demandas presentadas a través de la Oficina Judicial Virtual será automática por el sistema. Respecto de las presentaciones materiales, se deberá seguir acudiendo a la oficina de distribución respectiva.

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Esta hipótesis se enmarca en la excepción “cuando las circunstancias así lo requieran”, la cual habilita a la entrega presencial de demandas, escritos y documentos en el tribunal. En aquellos casos en que la Oficina Judicial Virtual no se encuentre disponible, la Corporación Administrativa emitirá y publicará en el portal de Internet del Poder Judicial www.pjud.cl, un certificado especificando el día, hora y duración del incidente.

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Es el registro electrónico de escritos, documentos, resoluciones, actas de audiencias y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio. Estos antecedentes serán registrados y conservados íntegramente en orden sucesivo conforme a su fecha de presentación o verificación a través de cualquier medio que garantice la fidelidad, preservación y reproducción de su contenido.

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Para efectos de la Ley, la carpeta electrónica es el símil del expediente escrito. Con esta normativa se reemplaza el expediente escrito por la carpeta electrónica, por lo tanto, en ella se registra válidamente lo que sucede en la tramitación de una causa.

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Documento electrónico está definido en el art. 2° letra d) de la Ley 19.799, entendiendose por tal, todo documento que sea creado, enviado, comunicado o recibido por medios electrónicos y almacenado de algún modo que permita su uso posterior

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Firma electrónica es cualquier símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor. La firma electrónica puede ser simple o avanzada.

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Sí, según las disposiciones de la Ley N° 20.886, la Ley N°19.799 y en particular por lo establecido en el artículo 3° del Acta N°37-2016, la Clave Única del Estado se entiende como firma electrónica simple, por lo que las presentaciones efectuadas a través de la Oficina Judicial Virtual se entenderán suscritas por el usuario que las remite sin necesidad de contener su firma manuscrita.

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Según la definición del articulo 2 de la Ley 19.799, firma electrónica avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.

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Se puede obtener de cualquiera de los prestadores acreditados ante la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción. El detalle de los prestadores e información adicional sobre la firma electrónica, se puede encontrar en el sitio web www.entidadacreditadora.gob.cl

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No. Lo único exigido es la Clave Única del Estado que constituye firma electrónica simple.  No obstante lo anterior, se recomienda el uso de firma electrónica avanzada en atención a que entrega una mayor seguridad a los documentos.

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Las copias se obtendrán directamente desde la Oficina Judicial Virtual, no debiendo concurrir al tribunal para ello.

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Sí, porque las resoluciones serán suscritas mediante firma electrónica avanzada. En virtud de los artículos 6° y siguientes de la ley N°19.799 se le reconoce plena validez.

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Si. La validez de las resoluciones o actuaciones suscritas con firma electrónica avanzada viene dada por la Ley N°19.799 y su reglamento.  Esta normativa señala que para comprobar su autenticidad, estos documentos electrónicos deben contener un mecanismo que permita verificar su integridad y la autenticidad del mismo al ser impreso. En este caso, la forma de verificación será un código de verificación que se deberá ingresar en el portal web del Poder Judicial.

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No, las normas sobre patrocinio y poder se mantienen vigentes. Esta Ley lo único que hace es reconocer la validez de la firma electrónica avanzada en el caso del patrocinio, y además, establece una nueva forma de constitución de mandato judicial que se suma a las ya existentes.

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Según el artículo 7 de la Ley N°20.886, el mandato judicial podrá constituirse, además de las formas tradicionales establecidas en la Ley, mediante la firma electrónica avanzada del mandante, sin que se requiera su comparecencia personal para autorizar su representación judicial.

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El sistema informático lo hace de forma automática contrastando el RUT del profesional con la base de datos de la oficina de títulos de la Corte Suprema. Adicionalmente, el sistema alertará oportunamente respecto de los abogados se encuentren suspendidos.

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Del mismo modo como actualmente se hace, salvo en el nuevo caso contemplado por la Ley N°20.886, esto es, mandato judicial con firma electrónica avanzada del mandante.

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El patrocinio también puede ser constituido con firma electrónica simple, reconociendo el valor que tiene este mecanismo según la Ley N°19.799, en el sentido de ser equivalente la firma electrónica  a la firma manuscrita. Por otro lado, cuando una demanda solo cuenta con la firma electrónica simple del abogado, el tribunal esperará la autorización de poder dentro de plazo legal o en la primera audiencia, cuando esto sea posible.

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En principio, las notificaciones no sufren modificaciones, sin embargo la Ley señala que cualquiera de las partes o intervinientes podrá proponer para sí una forma de notificación electrónica, la que el tribunal podrá aceptar aun cuando la ley disponga que la notificación deba realizarse por cédula si, en su opinión, resultare suficientemente eficaz y no causare indefensión. Esta forma de notificación será válida para todo el proceso.

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Efectivamente, la Ley N°20.886 señala que para estos efectos, los auxiliares de la administración de justicia entre los cuales están los receptores judiciales, deben suscribir sus actuaciones mediante firma electrónica avanzada, no siendo opcional.

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Debo contar con Clave Única del Estado, firma electrónica avanzada y utilizar la aplicación móvil gratuita la Corporación Administrativa del Poder Judicial pondrá a disposición de los receptores en el portal institucional del Poder Judicial y que estará disponible para su descarga en las tiendas de aplicaciones móviles de Android, IOS y Windows Phone.

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Los receptores judiciales solamente deberán contar con su Clave Única del Estado, la que les permitirá realizar todas las diligencias y trámites en todos los tribunales.

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La Ley señala que el estadio diario estará disponible en línea en la página web del Poder Judicial www.pjud.cl sin perjuicio de que por el mismo mandato legal, esta norma rige para las causas nuevas, por lo que respecto de las causas antiguas, igualmente se podrá publicar como hasta ahora.

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La ley establece que estará publicado por al menos tres días, pero el Poder Judicial ha decidido mantenerlos permanentemente publicados, pudiendo consultarse los de fechas anteriores.

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Si, van a estar incorporadas en el estado diario electrónico. Además, se podrán imprimir y publicar para dar cumplimiento a las normas anteriores a la entrada en vigencia de la Ley Nº 20.886 relativas a la conformación del estado diario y que no se encuentran derogadas.

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Los oficios y comunicaciones judiciales que se verifiquen desde o hacia instituciones públicas nacionales que cuenten con los recursos técnicos necesarios serán remitidos a través de medios electrónicos, utilizándose los mecanismos de interoperabilidad existentes. En caso contrario, podrá ser remitida la información a través del medio idóneo más eficaz. A su vez, las instituciones deberán otorgar pleno valor a los documentos suscritos con firma electrónica avanzada emanados del tribunal, no exigiendo documentos con firma manuscrita.

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